Das Angebotsdilemma: Verlustfrei kalkulieren im Ausschreibungsgeschäft

Wenn Unternehmer Leistungen auf Basis einer Ausschreibung anbieten, scheint zunächst alles klar: Der Auftraggeber beschreibt die Leistungen und Rahmenbedingungen. Anbieter können daraus die erforderlichen Kosten ermitteln und unter Berücksichtigung von Wagnis und Gewinn seinen Angebotspreis bilden.

Jeder Unternehmer kennt jedoch die Realität: Kalkulations- und Betriebsprogramme bilden die Herleitung der Preise zwar systematisch über verschiedene Kalkulationsmodule ab. Damit ist aber noch nicht sichergestellt, dass das kalkulierte Ergebnis auch im Projekt erreicht wird.

Denn:

1. Bau-SOLL und Bau-IST entsprechen sich selten vollständig.
2. Bauablaufstörungen entstehen, wenn die erforderliche Baufreiheit nicht sichergestellt ist oder sich der vorgesehene Bauablauf verändert.
3. Zwischen Auftragserteilung und Projektbeginn können sich Bedingungen verändern, die bei der Angebotsabgabe noch nicht erkennbar waren.
4. Ansprüche lassen sich nicht immer zeitnah durchsetzen. Werden Nachträge oder Behinderungsfolgen durch Auftraggeber und/oder Architekten verzögert, entstehen Differenzen zwischen tatsächlichem Aufwand und abrechenbarer Leistung.
5. Das Wettbewerbsverhalten ist bei der Angebotsabgabe nicht kalkulierbar. Der tatsächlich erforderliche Wettbewerbspreis ist erst im Vergleich mit den anderen Angeboten erkennbar.

Die daraus entstehenden Risiken sollen über die Wagnisposition aufgefangen werden. Gleichzeitig zwingt aber der Wettbewerb dazu, möglichst knapp zu kalkulieren, um Aufträge zu erhalten, Auslastung zu sichern und zumindest die Kosten zu decken.

So entsteht ein Angebotsdilemma:

Je höher das Wagnis kalkuliert wird, desto geringer die Wettbewerbsfähigkeit – je niedriger es angesetzt wird, desto größer das Verlustrisiko.

Verlustfrei kalkulieren erfordert ein System.

Um dieses Dilemma aufzulösen, muss die Komplexität des Ausschreibungsgeschäfts zunächst strukturiert werden. Erst dadurch wird es möglich, die unterschiedlichen Einflussgrößen getrennt zu erfassen, miteinander zu verknüpfen und über den gesamten Projektverlauf zu steuern.

Mit SCIBO haben wir dafür ein Kalkulationssystem entwickelt.

1. Vorkalkulation auf Basis der Unternehmensplanung
2. Potenzialkalkulation zur Einwertung der erkennbaren Abweichungen vom Bau-SOLL (Basis ist eine Projektplanung)
3. Zielkalkulation auf Basis einer definierten Projektleistungsreferenz
4. Preiskalkulation zur Ermittlung des Wettbewerbspreises

Aller Werte werden in ein Projektsteuerungssystem überführt.

Ergänzend erfolgt der Abgleich mit einer Wettbewerbskalkulation. Dadurch kann die eigene Kalkulation schrittweise an den tatsächlich erforderlichen Zielwettbewerb herangeführt werden, um kalkulatorische Verluste zu verhindern

Die Kalkulation so nicht mehr als einmaliger Vorgang von einem Kalkulator vor der Auftragserteilung verstanden. Sie wird zum durchgängigen Wertschöpfungsprozess – von der Unternehmensplanung über die Angebotsbildung bis zur Projektsteuerung.

Durch diese schrittweise Vorgehensweise werden Potenziale und Risiken frühzeitig sichtbar und können dort berücksichtigt werden, wo sie entstehen.

Das Ziel: Angebote wettbewerbsfähig bilden und Projekte zugleich verlustfrei steuern.

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